How to use your Milevo PDF and CSV export for mileage deductions. Choose your country:
More countries as Milevo grows. Milevo itself tracks drives anywhere in the world.
Three groups keep a mileage log, and the rules differ between them. Knowing your group tells you what Milevo covers for you and what it does not.
You track drives for yourself, or you claim commuting and occasional work trips as an employee (Werbungskosten). No odometer chain is needed. Milevo records your drives and the PDF report is the document to keep; private drives are recorded but claim nothing.
You deduct business kilometres from your own business income at the per-kilometre rates above. This regime asks for date, route, purpose and kilometres per drive, which Milevo records automatically. This is the case Milevo is built for. Austria also accepts other evidence besides a logbook (§ 166 BAO, freie Beweiswahl), and in Switzerland a logbook is normally not required at all. One caveat: if your vehicle sits in your business assets and you want to prove the private share against the flat-rate method, the strict rules of group 3 apply to that vehicle.
Here you want actual private use taxed instead of the 1 percent rule. German law is strict about this method: it asks for the odometer reading at the start and end of every single trip as an unbroken chain, every trip recorded including private ones, kept promptly for the whole calendar year (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR). A log that is not properly kept for the whole year falls back to the 1 percent rule for the entire year, and the defect cannot be cured later (BFH VI R 35/12). Electronic logs must make later changes technically impossible or document them visibly in the file (BFH VI B 37/23).
Whether a log meets these conditions depends on how it is kept every single day, not only on the tool. Milevo therefore makes no claim to replace an ordnungsgemässes Fahrtenbuch for this method. Whether a given tax office accepts a given log is its decision, not something any app can promise. If you are in this group, speak to your tax advisor before relying on any app for the Fahrtenbuchmethode.
Milevo lets you pick from five vehicle types. Tax authorities use fewer, broader categories, so the PDF export prints the official category your tax office expects:
| In Milevo | On the export |
|---|---|
| Car | CH: Auto (white plate) · DE: Kraftfahrzeug (PKW) · AT: PKW |
| Motorcycle | CH: Motorrad (white plate) · DE: Kraftrad · AT: Motorrad / Motorfahrrad |
| Moped | CH: Motorfahrrad / Kleinmotorrad (yellow plate) · DE: Kraftrad · AT: Motorrad / Motorfahrrad |
| E-Bike | CH / DE / AT: Fahrrad (e-bikes are legally bicycles) |
| Bicycle | CH / DE / AT: Fahrrad |
Note (CH): a Moped in Milevo means the small class (up to 45 km/h, yellow licence plate). If your Moped has a white Swiss plate, select Motorcycle instead so the correct category appears on the export.
No log yet? Milevo records every drive automatically. Your first 300 km are free.
Get MilevoSo nutzt du deinen Milevo PDF- und CSV-Export für den Kilometerabzug. Wähle dein Land:
Weitere Länder folgen. Fahrten erfasst Milevo schon heute überall auf der Welt.
Drei Gruppen führen ein Fahrtenbuch, und die Regeln unterscheiden sich. Wer seine Gruppe kennt, weiss, was Milevo abdeckt und was nicht.
Du erfasst Fahrten für dich selbst, oder du machst als Angestellter Arbeitswege und gelegentliche Dienstfahrten geltend (Werbungskosten). Eine Kilometerstand-Kette brauchst du nicht. Milevo zeichnet deine Fahrten auf, und das PDF ist das Dokument zum Aufbewahren; private Fahrten werden erfasst, aber nicht geltend gemacht.
Du ziehst Geschäftskilometer von deinem eigenen Geschäftseinkommen ab, zu den Kilometersätzen oben. Dieses Regime verlangt Datum, Route, Zweck und Kilometer pro Fahrt, und genau das zeichnet Milevo automatisch auf. Für diesen Fall ist Milevo gebaut. Österreich akzeptiert neben dem Fahrtenbuch auch andere Nachweise (§ 166 BAO, freie Beweiswahl), und in der Schweiz ist ein Fahrtenbuch im Normalfall gar nicht nötig. Ein Vorbehalt: Liegt dein Fahrzeug im Betriebsvermögen und willst du den Privatanteil gegen die Pauschalmethode nachweisen, gelten für dieses Fahrzeug die strengen Regeln von Gruppe 3.
Hier soll die tatsächliche Privatnutzung statt der 1-Prozent-Regelung versteuert werden. Das deutsche Recht ist bei dieser Methode streng: Es verlangt den Kilometerstand am Anfang und Ende jeder einzelnen Fahrt als lückenlose Kette, jede Fahrt erfasst, auch die privaten, zeitnah geführt über das ganze Kalenderjahr (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR). Ein Fahrtenbuch, das nicht das ganze Jahr ordnungsgemäss geführt ist, fällt für das gesamte Jahr auf die 1-Prozent-Regelung zurück, und der Mangel lässt sich nachträglich nicht heilen (BFH VI R 35/12). Elektronische Fahrtenbücher müssen spätere Änderungen technisch ausschliessen oder sichtbar in der Datei dokumentieren (BFH VI B 37/23).
Ob ein Fahrtenbuch diese Bedingungen erfüllt, hängt davon ab, wie es jeden einzelnen Tag geführt wird, nicht nur vom Werkzeug. Milevo beansprucht deshalb nicht, für diese Methode ein ordnungsgemässes Fahrtenbuch zu ersetzen. Ob ein bestimmtes Finanzamt ein bestimmtes Fahrtenbuch anerkennt, entscheidet es selbst; das kann keine App versprechen. Gehörst du zu dieser Gruppe, sprich mit deiner Steuerberatung, bevor du dich für die Fahrtenbuchmethode auf eine App verlässt.
In Milevo wählst du aus fünf Fahrzeugtypen. Steuerbehörden nutzen weniger, breitere Kategorien; der PDF-Export druckt darum die offizielle Kategorie, die dein Steueramt erwartet:
| In Milevo | Im Export |
|---|---|
| Auto | CH: Auto (weisses Schild) · DE: Kraftfahrzeug (PKW) · AT: PKW |
| Motorrad | CH: Motorrad (weisses Schild) · DE: Kraftrad · AT: Motorrad / Motorfahrrad |
| Moped | CH: Motorfahrrad / Kleinmotorrad (gelbes Schild) · DE: Kraftrad · AT: Motorrad / Motorfahrrad |
| E-Bike | CH / DE / AT: Fahrrad (E-Bikes gelten rechtlich als Fahrräder) |
| Fahrrad | CH / DE / AT: Fahrrad |
Hinweis (CH): Moped bedeutet in Milevo die kleine Klasse (bis 45 km/h, gelbes Kontrollschild). Hat dein Moped ein weisses Schweizer Schild, wähle stattdessen Motorrad, damit die korrekte Kategorie im Export erscheint.
Noch kein Fahrtenbuch? Milevo erfasst jede Fahrt automatisch. Deine ersten 300 km sind gratis.
Milevo holen